Ithaka Chat · Funcionalidades
Qué hace, cómo protege los datos y qué conviene saber
Ithaka Chat es una aplicación de escritorio para Windows que añade a SGA un asistente conversacional: usted escribe lo que necesita y el asistente lo resuelve con las funciones de SGA que ya tiene.
Funciones en SGA
Qué puede hacer en SGA
Cubre cinco áreas: expedientes, clientes, agenda, documentos y hoja de trabajo.
Consulta
Solo lee datos y los muestra en la conversación.
Ventana SGA
Abre la pantalla de SGA para que usted trabaje en ella.
Con confirmación
Puede crear o modificar datos, pero solo si usted acepta en la ventana de SGA.
| Área | Función | Qué permite | Tipo |
|---|---|---|---|
| Expedientes | Buscar expedientes | Por cliente, descripción, contrario, número de autos, titular, fecha de alta o texto libre. | Consulta |
| Abrir cabecera o gestión | Abre la ficha del expediente o su gestión completa (contable, agenda, fondos, facturas…). | Ventana SGA | |
| Clientes | Buscar clientes | Por código, nombre o NIF, indicando si están de baja. | Consulta |
| Abrir o modificar la ficha | En consulta o en edición; los cambios los guarda la persona en SGA. | Con confirmación | |
| Agenda | Consultar la agenda | Por fechas, cliente, expediente o tribunal, según los permisos del usuario. | Consulta |
| Añadir una anotación | Abre el alta de SGA ya rellenada. Solo existe si usted pulsa Aceptar. | Con confirmación | |
| Documentos | Buscar por datos | Por nombre, descripción, cliente, expediente, fechas y tipo de fichero. | Consulta |
| Buscar por contenido | Documentos y correos archivados por las palabras que contienen, con un fragmento de contexto. | Consulta | |
| Leer con la IA | Adjunta un documento de SGA a la conversación para resumirlo o preguntar sobre él. | Consulta | |
| Archivar en SGA | Abre el alta de documentos con el fichero cargado. Solo se archiva si usted acepta. | Con confirmación | |
| Hoja de trabajo | Consultar sus horas | Sus imputaciones en un rango de hasta 31 días, por facturable y facturado. Nunca las de otro colaborador. | Consulta |
Los resultados respetan la protección de expedientes y las restricciones por centro, departamento, oficina, tipo de asunto y titular de cada usuario.
Correos
Correos de Outlook, con sus anexos
Arrastre un correo al chat desde Outlook o desde una carpeta e indique el expediente.
1
Analiza
Lee remitente, destinatarios, fecha, asunto, el inicio del texto y la lista de anexos.
2
Pregunta
Si guardar solo el correo o también cada anexo como documento independiente, y si rellenar el formulario una vez o por documento.
3
Archiva con su confirmación
El correo y sus anexos quedan en SGA y se incorporan a la búsqueda por contenido.
Admite correos .msg y .eml. No hace falta tener Outlook instalado para leerlos, y el fichero del correo no se envía al proveedor de IA: solo el extracto que se analiza.
Documentos adjuntos
Documentos adjuntos y asistencia jurídica
Arrastre al chat un PDF, un Word o un texto y pida lo que necesite.
Lo que puede pedir
- Resumir un contrato, un escrito o un expediente
- Comparar dos versiones y señalar las diferencias
- Revisar un texto y señalar riesgos, omisiones o incoherencias
- Extraer partes, fechas, importes, obligaciones y plazos
- Redactar borradores de escritos, correos y comunicaciones
- Explicar conceptos jurídicos o administrativos
Es un apoyo al profesional, no asesoramiento jurídico. La IA no consulta bases de legislación ni de jurisprudencia y puede equivocarse: todo resultado debe revisarlo un abogado.
Seguridad
Seguridad y confidencialidad
El acceso a los datos lo controla el programa, no el modelo de IA.
Funciones acotadas
La IA no escribe consultas a la base de datos: solo puede pedir funciones definidas de antemano, con un número máximo de resultados.
Permisos validados en el código
Cada función comprueba los permisos del usuario de SGA sin fiarse de lo que indique el modelo.
Ficheros nunca por ruta
La IA solo puede referirse a los adjuntos de la conversación, nunca a un fichero cualquiera del equipo o de la red.
Contenido de terceros
El asistente no obedece instrucciones que aparezcan dentro de un correo o un documento. Las garantías anteriores las aplica el programa igualmente.
Se envía al proveedor de IA
- Lo que el usuario escribe
- Los resultados de las funciones que pide la IA
- Los documentos que el usuario adjunta
- El extracto de los correos analizados
No se envía
- La base de datos de SGA
- Datos que el usuario no puede ver
- El índice de búsqueda completo
- Los datos de conexión a la base de datos
La comunicación va cifrada desde el equipo del usuario hasta el proveedor, sin pasar por servidores de SI-Legal Design. La clave del proveedor se guarda cifrada con la protección de datos de Windows, y el historial de conversaciones permite borrado automático configurable. Los documentos marcados como confidenciales en SGA quedan fuera de la búsqueda por contenido.
Clave de IA
Del despacho o de SI-Legal Design
La técnica es la misma; cambian el contrato, el pago y las responsabilidades.
| Clave del despacho (recomendada) | Clave de SI-Legal Design | |
|---|---|---|
| Cuenta con el proveedor | A nombre del despacho, como cuenta de empresa | De SI-Legal Design, con un espacio y una clave exclusivos para el despacho |
| Quién paga el consumo | El despacho, directamente al proveedor | SI-Legal Design; durante una prueba no se repercute |
| Contrato necesario | Las condiciones de empresa del proveedor | Contrato de encargo del tratamiento con SI-Legal Design |
| Uso indicado | Uso habitual | Periodos de prueba |
No se recomienda usar cuentas personales ni versiones gratuitas de asistentes de IA con datos del despacho.
Consumo
Consumo bajo control
El proveedor factura el uso de la IA según el consumo. Ithaka Chat le ayuda a verlo y a reducirlo.
Ver el consumo
Tokens de cada conversación y acumulado del mes.
Caché de contexto
Reutiliza lo ya enviado, que se factura a una fracción del precio, con los proveedores que lo ofrecen.
Limpieza de resultados
Retira resultados antiguos de la conversación para no arrastrar datos que ya no hacen falta.
Límites
Lo que conviene saber
No sustituye a SGA
No da de alta clientes ni expedientes ni imputa horas desde el chat, y no gestiona contabilidad, facturación u otros módulos: esas pantallas se trabajan en SGA. No tiene función de borrado.
Búsqueda literal
La búsqueda por contenido encuentra las palabras tal como están escritas, no sinónimos. Los PDF escaneados se leen por OCR (primeras 30 páginas) y el índice se actualiza periódicamente.
Resultados acotados
Hasta 200 resultados por búsqueda (25 en la de contenido) y 31 días en la consulta de horas. Si hay más, pide afinar.
Necesita conexión
El modelo de IA es un servicio externo: requiere internet y una cuenta con el proveedor. No incluye dictado ni respuesta por voz.
Requisitos
Qué necesita
| Sistema | Equipo con Windows y SGA instalado y configurado. |
|---|---|
| Servicio de IA | Cuenta y clave de acceso (API) del proveedor, y conexión a internet. |
| Configuración | Proveedor, modelo y clave en la ventana de ajustes. El administrador puede añadir instrucciones propias del despacho. |
| Búsqueda por contenido | Módulo adicional con un indexador periódico y una base de datos aparte en el mismo SQL Server de SGA. |
La información corresponde a la versión actual de Ithaka Chat, en desarrollo activo, y puede evolucionar.